Quando spieghi troppo, stai comunicando o stai chiedendo il permesso?

Una prospettiva da mettere in pratica

Racconti gli impegni della giornata, precisi da quanto tempo erano programmati, spieghi chi coinvolgono e aggiungi che, se proprio fosse indispensabile, potresti forse riorganizzarti.

Oppure comunichi una decisione e, subito dopo, inizi ad attenuarla:

«Ho scelto di non partecipare, però non vorrei che pensassi che non mi interessa. È solo che in questo periodo ho molte cose da gestire e…»

La risposta era già completa. Eppure continui a parlare.

Non sempre lo fai per offrire informazioni utili. A volte spieghi troppo perché vuoi prevenire il disappunto dell’altra persona, ridurre la possibilità che ti giudichi o dimostrare che la tua scelta è legittima.

In quel momento non stai soltanto comunicando una decisione: stai chiedendo, in modo indiretto, che venga approvata.

Una spiegazione può chiarire. Una giustificazione può indebolire.

Spiegare non è un errore. In molte relazioni è un gesto di rispetto: permette all’altro di comprendere il contesto, coordinarsi con noi e valutare ciò che sta accadendo.

Il punto non è eliminare le spiegazioni, ma riconoscere la funzione che stanno svolgendo.

Una spiegazione chiarisce:

«Non sarò presente alla riunione perché sarò impegnata in un’attività già programmata. Ti invierò il materiale entro le 17.»

Una giustificazione, invece, spesso tenta di ottenere assoluzione:

«Mi dispiace davvero, non vorrei sembrare poco disponibile. Avevo già preso questo impegno da tempo e spostarlo sarebbe difficile, anche se capisco che la riunione è importante…»

Nel primo caso comunichi un limite e ti assumi la responsabilità di ciò che puoi fare. Nel secondo consegni all’interlocutore il potere di decidere se il tuo limite è abbastanza valido.

La differenza non è soltanto nel numero di parole. È nello stato da cui quelle parole arrivano.

Perché continuiamo a spiegare?

Dietro l’eccesso di spiegazioni possono esserci ragioni diverse.

### Vuoi evitare di essere fraintesa

Se temi che una frase breve possa apparire fredda, egoista o poco collaborativa, aggiungi dettagli per controllare l’interpretazione dell’altro.

### Vuoi prevenire il conflitto

Accumuli motivazioni nella speranza che l’altra persona non trovi nulla da contestare.

### Senti di dover meritare il diritto di scegliere

Una decisione personale ti sembra accettabile soltanto se accompagnata da una ragione sufficientemente seria.

### Ti senti responsabile della reazione altrui

Se l’altro rimane deluso, pensi che la tua comunicazione sia stata sbagliata e aumenti le spiegazioni per riportarlo in uno stato più comodo.

Ma una comunicazione molto lunga non garantisce comprensione. A volte produce l’effetto opposto: rende incerto ciò che avevi deciso, apre spazi di negoziazione che non intendevi offrire e sposta la conversazione dal contenuto della scelta alla validità delle tue motivazioni.

Il problema non è la gentilezza

Essere chiari non significa diventare rigidi o bruschi.

Puoi riconoscere il bisogno dell’altro senza rinunciare alla tua posizione:

«Capisco che per te sarebbe utile anticipare. Io posso esserci dalla prossima settimana.»

Puoi mostrare attenzione senza trasformare una decisione in una richiesta di autorizzazione:

«So che questa scelta comporta una riorganizzazione. Per questo ti avviso oggi: da settembre non sarò più disponibile il venerdì.»

Puoi anche lasciare spazio a una reazione che non ti piace.

L’altra persona potrebbe essere contrariata, avere bisogno di tempo o non condividere la tua scelta. Questo non rende automaticamente sbagliata la tua comunicazione.

La responsabilità relazionale non consiste nel fare in modo che nessuno provi disagio. Consiste nel dire ciò che è vero con rispetto, ascoltare la risposta e restare disponibili al confronto senza abbandonare subito la propria posizione.

Tre domande prima di aggiungere un’altra frase

Quando senti il bisogno di continuare a spiegare, fermati per qualche secondo e chiediti:

La terza domanda è spesso quella decisiva.

Se la risposta è no, probabilmente non servono altre prove. Serve una comunicazione più essenziale.

• Questa informazione aiuta davvero l’altro a comprendere o coordinarsi con me?
• Sto comunicando una scelta oppure sto costruendo una difesa?
• Se l’altro non approvasse la mia motivazione, la mia decisione cambierebbe?

Una struttura semplice per comunicare con chiarezza

Puoi organizzare la risposta in tre passaggi:

1. Riconosci il contesto.

«Capisco che tu abbia bisogno di una risposta entro oggi.»

2. Comunica la tua posizione.

«Non posso assumere anche questa attività.»

3. Indica ciò che puoi fare, soltanto se esiste davvero.

«Posso consegnarti il materiale che ho già preparato, così potrai affidarlo a un’altra persona.»

Non è necessario inserire sempre tutti e tre i passaggi. In alcune situazioni basta dire:

«Questa volta non sono disponibile.»

La brevità non è mancanza di sensibilità quando il messaggio è rispettoso e completo.

L’esercizio: una frase in meno

Per una settimana, osserva le situazioni in cui senti il bisogno di spiegare molto una scelta, un limite o una richiesta.

Prima di inviare il messaggio o terminare la conversazione:

Non devi diventare più fredda. Devi diventare più riconoscibile.

Quando le tue parole non hanno il compito di ottenere approvazione, possono finalmente svolgere il loro compito reale: dire con chiarezza dove sei, cosa scegli e quale responsabilità sei disponibile ad assumerti.

• individua la frase che contiene la vera comunicazione;
• separa le informazioni necessarie dalle giustificazioni;
• elimina almeno una frase usata soltanto per renderti più accettabile;
• resta presente anche se l’altro non reagisce come desideravi.

Dalla comunicazione alla leadership personale

Nella Realization Leadership®, approccio sviluppato da Riccardo Proetto e Silvia Pistolesi, la leadership non riguarda soltanto il modo in cui guidiamo gli altri. Riguarda prima di tutto la capacità di riconoscere il nostro stato, scegliere una posizione e tradurla in comportamenti coerenti.

Comunicare senza sovraccaricare ogni scelta di giustificazioni è un passaggio concreto di questa responsabilità. Non significa ignorare l’altro, ma smettere di affidargli il compito di autorizzare ciò che spetta a noi scegliere.

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